Hochzeitsforum - Hochzeitsorganisation

Ich habe ein organisatorisch Problem, vielleicht denke ich auch zu kompliziert.

Folgende Situation
Wir heiraten kirchlich am 10.09.11 in meinem Wohnort.
Die Feier werden wir ungefähr 20km entfernt feiern.

Beide Locations (noch nicht fix gebucht) sind mit Hotel/Übernachtungsmöglichkeit, da ich es sehr praktisch finde, nach einem anstrengenden Tag ohne große Fahrerei ins Bett zu fallen.
Am nächsten Morgen freue ich mich auf ein gemeinsames Frühstück.

Von 35 Gästen leben ~ 70% in der Umgebung, die anderen Gäste kommen von deutlich weiter entfernt.

Wenn die kirchliche Trauung gegen 13Uhr beginnt, fahren alle mit eigenen Autos zum Hotel/Location.

Meine Frage:
Bin ich dafür zuständig, dass die nahe Verwandschaft gesund nachhause kommt?
Oder ist das ihr Ding, einen nüchternen Fahrer für den Abend zu bestimmen.

Da Hotelzimmer meist immer erst um die Mittagszeit bezugsfertig sind: wohin mit der entfernten Verwandschaft im Vorfeld und im Anschluß an das Frühstück am Folgetag.
Da einige eine lange Anfahrt haben, kann ich sie ja nicht schon in voller Festmontur über die Autobahn schicken direkt zur Trauung und danach erst auf die Zimmer?

Da das Hotel aber weiter entfernt von mir zuhause ist, würde dieser Teil der Verwandtschaft eventuell am Vorabend anreisen.
Dann aber allein im Hotel sitzen.

Ich bin total verzweifelt bezüglich des Ablaufes.
Helft mir

Wie waren eure Erfahrungen?

Und ja, wir möchten nur mit Hotellocation feiern, da mein ZuKü und ich das als sehr angenehm als Gäste bei einer anderen Hochzeit empfanden.

mach dir nicht zu viele gedanken, also ich tue es nicht!

meiner meinung nach, bist du nicht dafür verantwortlich wie die nähere verwandschaft nach hause kommt.

wir heiraten auch in einem schlosshotel. wir haben jedem die möglichkeit gegeben ein zimmer zu buchen. wer nicht möchte, fährt halt nach hause. ich denke, dass sich das meist von alleine ergibt, zB wenn deine verwandten einen freund/bekannten bitten. so wird es zumindest bei uns funktionieren.

die gäste, die erst zur kirchlichen trauung eingeladen werden, können ihr zimmer bestimmt nicht schon vorher beziehen. ist die fahrt denn für manche so weit, dass es nicht machbar wäre in voller festmontur anzureisen?

Also ich kann dir mal kurz schreiben, wie wir das gemanaget haben:

Unsere Location (wo auch gleichzeitig unsere freie Zeremonie stattfindet) ist von unserem jetzigen Wohnort ca. 30 Minuten Autofahrt entfernt - d. h. wir selbst werden die Hochzeitsnacht auch in einem nahegeliegenem Hotel verbringen.

Unsere Gäste müssen alle anreisen - keiner kommt aus dem Ort, in dem wir feiern.

Wir haben in der Einladung eine Internetseite der Region angegeben, unter der man sich Hotels, Ferienwohnungen etc. reservieren kann.

Wir sind der Meinung, dass jeder Gast selbst für seine Anreise, Unterkunft verantwortlich ist - weil ganz ehrlich, ich kann mich nicht um alles kümmern.

Eine Ausnahme haben wir gemacht: Wir haben englisch-sprachige Gäste aus Kanada/Australien und England. Für diese bieten wir einen Shuttle-Service vom Flughafen zum Hotel o. ä. an und Hilfe bei der Zimmerbuchung.

Ich kenne es auch von anderen Hochzeiten so, dass die Gäste eigenverantwortlich schauen, wie komm ich heim, wer fährt etc...

Ja, es ist außerhalb Deutschlands.
Das ist eben das Problem. Über 12Stunden Autofahrt.
Und Fliegen ist für diese Verwandschaft finanziell gesehen nicht möglich.

Innerhalb der Stadt sind die Freunde auch um die 40km auseinander. Da wird keiner einen anderen mal eben so schnell nachhause bringen.

Vielleicht melden sich ja noch ein paar Ex-Bräute?
Ich habe mal eine echte Katastrophenhochzeit erlebt, auch in Bezug auf Entfernung Heiratsort - Feierort.
Das möchte ich vermeiden.

Danke Butterfly :)

hallo troll!

wir hatten an unserer hochzeit gute bekannte aus der nachbarschaft gefragt, ob sie für uns an der hochzeit "taxi" spielen würden.
sie waren natürlich auch auf unserer hochzeit eingeladen.

alles hat wunderbar geklappt. viele gäste haben das angebot des privattaxis wahrgenommen!

daß die meisten hotelzimmer erst gegen mittag beziehbar sind, stimmt.
aber wenn ihr denen die ausnahmesituation klarmacht, können es flexible hotels auch einrichten, daß euren gästen die zimmer schon früher zur verfügung stehen.
oder aber, ihr überzeugt eure gäste tatsächlich davon, schon am vorabend anzureisen.
was den zeitvertreib angeht, würde ich ein gemütliches, lockeres abendessen bei euch daheim mit ihnen veranstalten ( oder grillen z.b. )und dann kannst du sie auch ohne schlechtes gewissen den rest des abends im hotel verbringen lassen!

Zuhause unterbringen ist absolut unmöglich.
Ich bezweifel auch stark, dass ich am Vorabend den Kopf frei habe zum Grillen und eher die Location nochmal checken werde auf Deko etc.


Ich hoffe auch, dass das Hotel uns diese Möglichkeit gibt, die Zimmer zum Teil früher fertig zu haben.

Nachbarn werden gar nicht eingeladen, nur engste Verwandte und eine handvoll Freunde. Denen möchte ich keinen Streß zumuten, sondern einen ausgelassene Feier bieten.

Ich werde dann wohl in die Einladungen die Übernachtsmöglichkeiten schreiben, den Ablauf des Tages und dann für Fragen eine Telefonnummer/Mailaddy angeben.

Kann mich ja nicht zu Tode organisieren, obwohl ich das sicher prima schaffen würde

Also diesbezüglich stecken wir da grad (auch) im völligen Chaos:

Schatzis Verwandschaft wohnt ca. 550 km entfernt.
Wir also brav das Internet durchsucht nach Ferienwohnungen und Hotels, hier hin gefahren, dort gefragt, Preise verhandelt, Flyer eingesteckt, zig Pläne ausgedruckt und Unterkünfte eingezeichnet, dicken Umschlag genommen, alles fein eingetütet (die meisten Verwandten dort haben kein I-Net) und abgeschickt. Erst: keine Reaktion, dann: oh danke, aber wir haben uns doch was eigenes gesucht. Wir wollen alle das oder das, nun macht mal, dass wir da nen guten Preis kriegen.

Ich habe nun brav ein paar Zimmer blocken lassen, reservieren sollen die aber selbst. Klingt jetzt vielleicht egoistisch, aber 1. habe ich auch noch andere Dinge zu planen und machen, und 2. sitze ich sonst nachher auf den Stornierungskosten !

Also: Vorschläge machen, wo wer wohnen kann, ok, aber entscheiden, und ob sie mit Auto oder Taxi fahren wollen, sollten die Gäste nun wirklich selber entscheiden

Versteht mich nicht falsch, ich mache sowas sonst sehr gerne, aber nach ständigem hin und her hab ich da auch irgendwann keine Lust mehr

Zum Glück liegt das Hotel nur einen Kilometer vom Restaurant entfernt, somit bleibt nur zu klären, wie die Fahrt vom Standesamt zur Feier aussieht.

Ich werde gefahren, also muss ich mir da zum Glück keinen Kopf drum machen

LG
Mupfel

Du bist sicher nicht dafür zuständig dass deine Gäste heil nach Hause kommen. Aber trotzdem finde ich es eine nette Geste dafür zu sorgen!

Wir haben gleich in unsere Einladungen geschrieben, dass wir einen Shuttle-Service anbieten, damit die Gäste das gleich einplanen konnten. Über die Organisation haben wir laaaange nachgedacht. Letzten Endes hat uns unser DJ seine 2 Azubis + 2 Vans zur Verfügung gestellt und die haben zwischen 1 Uhr und 6 Uhr die Gäste nach Hause gefahren. Waren teilweise auch ordentliche Strecken so um 30-40 km. Das hat uns so zwar an die 300 € gekostet, aber uns war's wichtig dass die Gäste unbeschwert und ausgiebig feiern können

Was die Hotelzimmer angeht: Sprecht doch einfach mit dem Hotel, die bieten oft auch early check in ohne Aufpreis an. Unsere Gäste durften auch schon zwischen Standesamt + Kirche zum Umziehen auf die Zimmer.
Einige Gäste waren aber auch bei meinen Eltern oder eben anderen Bekannten zu Hause.

Du musst dich da sicherlich nicht drum kümmern, aber ich finde es einen schönen Service.
Ich kann dir ja mal beschrieben wie wir es machen werden:

Meine Familie wohnt leider 850 km weit entfernt und so haben wir ca. 30 Gäste, die eine Übernachtungsmöglichkeit brauchen.
Meine Eltern und mein Bruder kommen bei uns unter, ein paar Freunde bei Schwiegereltern und den Rest hab ich nur gefragt, wie lange sie ungefähr kommen wollen und ob sie lieber eine Ferienwohnung oder ein Hotel wollen und hab dann danach gesucht.
Wir haben das Glück, dass die meistens die Hochzeit mit einem richtigen Urlaub hier verbinden wollen, bleiben also viele über eine Woche. Was uns natürlich sehr freut, weil sie so auch zum Polterabend schon da sind.
Auf den Hotelzimmern werden ich neben einem Begrüßungssekt und etwas Süßen auch eine Ortskarte und eine Mappe mit dem Ablauf zum Polterabend und zur Hochzeit, sowie Ausflügsmöglichkeiten für die restlichen Tage legen.

An der Hochzeit selbst, wird ein Bekannter nachts den Shuttle-Service machen. Weil alles in einem Ort liegt, muss er aber maximal 3 km fahren.
Ich will meinen ortsunkundigen Gästen aber nicht zumuten, nachts und angetrunken, den Weg zu suchen
Vielleicht mache ich auch zu viel Aufwand, aber mir bedeutet meine Familie sooo viel und wenn die schon alle Ihren Urlaub für uns opfern, sollen die es auch so schön wie möglich haben.

Oh, ich glaube wir fallen da etwas aus dem Rahmen.

Wir haben für alle Gäste die eine Anfahrt von mehr als 20 km hatten Zimmer gebucht (und bezahlt).

Die Gäste die aus der Umgebung kamen (unter 20km) wurden abends/nachts/morgens mit einem privaten Sammel-Taxi nach Hause gebracht. Der Taxi-Service war überraschend günstig: für 3 Fahrten mit voll besetztem Bus haben wir 40 Euro bezahlt.

Das Hotel hatte gesagt, dass 12 Uhr noch nicht alle Zimmer fertig wären, aber die Gäste ihr Gepäck trotzdem auf die Zimmer bringen können, wenn sie der mögliche Aufräumservice nicht stört.

@Nordlicht: das mit den kl. Geschenken auf den Zimmern der Gäste finde ich eine sehr schöne Idee und werde sie mir wohl mal notieren !! :)

Auch wenn Schatzi wohl wieder so schauen wird :

Egal, hauptsache, meine "Schwiegerfamilie" fühlt sich wohl...

LG

Du kannst die Zimmer für alle anbieten, auch für die, die näher wohnen. Es bleibt jedem selbst überlassen wie er wieder nach Hause kommt. Und wie die Anreise ist, das ist doch auch deren Ding. Bin schon oft in voller Montur gefahren. Find das nicht schlimm.

Ihr könnt nicht auf allen und jeden Rücksicht nehmen! Zumal ihr ja auch gar nicht wirklich wisst, was ihnen lieber wäre.

Wir hatten auch Zimmer, haben die Buchen aber übernommen. Gezahlt haben die Gäste selbst. Wann sie anreisen oder wie oder was, hab ich ihnen überlassen, ich wollte es nur zwecks der Buchung wissen.

Also, wir hatten für die entferntere Verwandtschaft in den zwei Hotels, die direkt neben der Location liegen ein paar Zimmer geblockt, aber auch ein paar andere Möglichkeiten auf unsrer Hochzeitsseite angegeben (mit Entfernung zur Location). Schlußendlich haben aber alle im gleichen Hotel gebucht, in dem wir auch übernachtet haben. Auch die "nähere" Verwandtschaft hatte einen Anfahrtsweg von 50-70km. Die hätten sich natürlich auch ein Zimmer nehmen können, sind aber alle heim gefahren. Da hab ich mich nicht drum gekümmert.
Um die Anreise hab ich mich auch nicht gekümmert- das haben meine Verwandten selbst geregelt (haben Fahrgemeinschaften gebildet). Sie sind am Morgen angereist und am Nachmittag war dann die "Trauung" und Feier in der Location. Sie konnten alle noch vorher einchecken und sich umziehen.
Wenn sie schon am Vorabend anreisen wollen würd ich mich auch nicht für die Bespaßung der Gäste zuständig fühlen. Du kannst ihnen ja ein paar Möglichkeiten angeben, was sie an dem Abend unternehmen könnten und dann sollen sie selbst entscheiden, was sie tun wollen.

huhu!

Ich kann ja noch berichten wie wir das ganze handhaben.

Wir feiern in einer ca. 30km von der Kirche entfernten Lokation muss ich da vorab sagen, weit angereiste haben wir eigentlich nur 2 die dann bei meiner Oma oder mir unterschlupf finden.
Wir selbst gehen ins Hotel unsere eltern wahrscheinlich auch.

Wir holen unsere Gäste die möchten mit einem bus ab, der Fährt sie dann zur Kirche und wartet bis alles geschafft ist, dann werden sie uzsammen zu Lokation gefahren (kostet ca. 300€) am abend, damit nicht alle auf einmal gehen holen wir Taxis (bzw. nennt sich das irgendwie Fahrservice das ist günstiger) zum nach Hause fahren. Wir handeln da grade einen Pauschalpreis aus.

Für die Gäste die evtl. doch lieber in ein Hotel möchten fügen wir in der Einladung eine liste der nächsten hotls mit Telefonnummer bei, reservieren und bezahlen müssen sie diese dann aber selber!

Prinzipiell ist man nicht dafür verantwortlich wie seine Gäste nach Hause kommen, ich möchte aber eine Feier ermöglichen auf der jeder der möchte auch trinken kann. Wir haben auch viele ältere Gäste bei denen nur noch einer, wenn überhaupt, Autofährt damit diese auch alle kommen können bieten wir das ganze auch noch an. Meine roßeltern z.B. fahren furchtbar ungerne im dunkeln und hätten sich tagelang Gedanken gemacht wie sie alles regeln sollen.

Das ganze ist aber auch eine erheblich finanzielle Sache bei der wir auf einige Sachen verzichten müssen um das zu ermöglichen!
Und bei manchen komentaren denke ich mir das ich mir die ganze arbeit auch hätte sparen können, manche Menschen sind so undankbar!
(z.B. warum muss ich zu einem Sammelplatz kommen? kann der Bus nicht zu mir nach hause? - Nein kann er nicht! sonst können wir morgens um 5:00 anfangen loszufahren!)

Lieber Troll,

ehrlich gesagt ist mir der Ablauf noch etwas undurchsichtig.

Du schreibst: "Folgende Situation
Wir heiraten kirchlich am 10.09.11 in meinem Wohnort.
Die Feier werden wir ungefähr 20km entfernt feiern.

Beide Locations (noch nicht fix gebucht) sind mit Hotel/Übernachtungsmöglichkeit, da ich es sehr praktisch finde, nach einem anstrengenden Tag ohne große Fahrerei ins Bett zu fallen. "

Was heißt beide Locations? Kirche mit Hotel? Warum sollte jemand denn an der Kriche schlafen?

Ich würde es folgendermaßen machen:

Du reservierst in/an dem Ort der FEIER 5-15 Zimmer vor und schreibst das mit Angabe des Preises so in die Einladung. Ich würde 3 verschiedene Hotelkategorien buchen (falls vorhanden), dann kann sich jeder seine Preisklasse raussuchen.

So können Verwandte schon am Vortag anreisen, fahren dann vor der kirchlichen Trauung (vielleicht sogar gesammelt) zu Deinem Wohnort und im Anschluss im Autokorso zur Feier mit Euch. Ansässige Gäste kommen halt direkt zur Kirche und fahren dann im Anschluss ebenfalls zur Location.

Wenn Du magst könntest Du dann nachts einen Shuttle Service bereitstellen, der die Gäste in die gebuchten Hotel IM ORT bringt. Würde ich dann auch bereits in die Einladung schreiben, so fühlen sich die Gäste gut versorgt.

Ich würde schon die Möglichkeit bieten, dass Du die Organisation zumindest steuerst, gerade Gäste, die nicht ortskundig sind, sind für sowas sehr dankbar und danken das mit besserer und ausgelassener Stimmung, wenn alles organisiert ist und sie sich keinen Kopf machen müssen. Und da Du ja, wie ich gesehen habe, erst in über 1 1 /2 Jahren heiratest, sollte das kein allzu großer Stress sein

Noch ein Tipp, ich würde den Sonntag danach den Gästen dann zur freien Verfügung geben. Vielleicht nutzen manche den Tag einfach auch noch als Urlaubstag für sich, andere wollen heim, etc.

Organisation ist gut, aber ich würde ein Komplettprogramm am Wochenende vermeiden, sondern es eher so sehen, dass es auch - mal unabhängig von Euch - für die Gäste ein entspanntes Urlaubswochenende sein kann.

Wir haben das letztes Jahr so gemacht (wir hatten 120 Gäste), ich habe Hotels im Ort für alle Gäste vorreserviert und darauf geachtet, dass keins weiter als 2km von der Feier entfernt lag, und wir haben einen Shuttle zur Verfügung gestellt. Zudem haben wir die Kirche auf 15:30 Uhr gelegt und auch den Samstagvormittag zur freien Verfügung gestellt. So konnten Gäste von weiter weg schon Freitag anreisen, andere aber auch erst am Samstag, je nach belieben. Ab Kirche war dann für alles gesorgt, und die Gäste konnten total entspannt mit uns feiern. Sie schwärmen heute noch davon.

Ich hatte sogar Listen, wer wann in welchen Hotel anreist und den Gästen eine Kleinigkeit aufs Zimmer gestellt, das kam doppelt gut an

Generell ist es schon richtig, dass Du nicht für alles verantwortlich sein kannst, auf der anderen Seite nehmen die Gäste auch ganz schön was auf sich, um mit Euch zu feiern, warum soll es nicht ihnen auch gut gehen? Ich habe mich schon auch als Gastgeber gesehen. Und wie gesagt, Du hast ja genug Zeit und sie werden es Dir danken!

LG Wilma

Ich kann dir nur sagen wie wir es gemacht haben. Wir hatten die Kirche in meiner alten Heimatstadt und die Feier ca. 35 km entfernt in einem alten Kloster, in dem man Zimmer mieten konnte. Neben dem Kloster gab's auch noch die Klosterbrauerei mit angeschlossenem Hotel. Die Zimmer in der Klosterbrauerei waren etwas billger als die im Kloster und meiner Meinung auch sowieso gemütlicher. Wir hatten in Kloster und Klosterbrauerei ein Zimmerkontingent reserviert und das mit Preisen in die Einladung geschrieben. Zusätzlich hatten wir einen Bus gebucht der vom Kloster zur Kirche fuhr und anschließend wieder zurück - der ging auf unsere Kosten. In dem Bus hatten alle Platz die von woanderst kamen (zum großen Teil aus dem Ausland per Flugzeug) und noch ein paar mehr nach der Kirche, die einfach nicht fahren wollten. Ein Großteil der Gäste hat auch in der Klosterbrauerei geschlafen, was, wie du sagst, wunderschön war weil es morgens noch ein gemeinsames Frühstück gab und alles sehr entspannt war. Wir haben uns NICHT um Heimfahrgelegenheiten für die Gäste gekümmert, die nachts noch zurück in meine alte Heimatstadt wollten. Aus mehreren Gründen: Es bestand weitaus größere Nachfrage nach dem Shuttlebus zwischen Kirche und Location, es waren nur eine Handvoll Leute, die noch nachts nach Hause wollten. Ausserdem wäre es schwierig zu organisieren gewesen, weil die paar Leute zu unterschiedlichen Zeiten nach Hause wollten. Im Endeffekt haben diese Gäste sich in 2-3 Autos zusammengetan und sind gemainsam heim gefahren. Kommt also bei euch drauf an wie viele das sein werden...

Achja, wegen einchecken. Viele kamen bei uns schon am Vorabend an. Manche erst am Hochzeitstag, die hatten dann zwischen einchecken und Abfahrt vom Bus noch so eine Stunde im Hotel (11.00-12.00Uhr) Ich würd vielleicht mit dem Hotel reden, könnt mir gut vorstellen, dass ihr schon früher einchecken könnt. Viele unserer Gäste, die direkt zur Kirche kamen, haben auch erst nach der Kirche nachmittags eingecheckt, sind halt mal kurz zum Hotel rüber während der Sektempfang war und wir Fotos gemacht haben. Geht aber natürlich nur wenn das Hotel gleich nebenan ist...

Ich würd vorschlagen du sprichst mal mit ein paar deiner Gäste, dann sehr ihr schon, wo die Nachfrage nach Organisation besteht, ihr habt ja zum Glück noch viel Zeit!

Also wir hatten zum Standesamt ein Ähnliches Problem, da wir bei meinem MAnn zu HAuse geheiratet haben.
Für meine Eltern und Geschwister haben wir in Absprache Ferienwohnungen gebucht, da ihnen das wegen kleiner Kinder und den Großeltern lieber war. Den übrigen Gäste (drei Freundinnen von mir mit Partner) haben wir Hotelvorschläge gemacht, die sie dann selbst gebucht haben.
Meine enge Familie war am Vorabend mit bei meinen Schwiegis, die anderen haben sich noch kurz im Hotelrestaurant/ BAr getroffen.
Allen angereisten haben wir einen kleinen selbst zusammengestellten Willkommensgruß aufs Zimmer stellen lassen was super angekommen ist! So hatte ich in der Aufregung am Vorabend auch noch gaaanz viele liebe SMS mit nem "Danke oh wie süss" usw

Also ich brauch' da auch nochmal Eure Hilfe. Da wir im Moment 2 Alternativen für eine Location (2011) haben. Die eine wäre Spanien, da ist es für mich klar, dass ich An- und Abreise sowie Übernachtungen organisiere und komplett Pakete anbiete. Sollten wir uns dennoch für Deutschland entscheiden, dann würden wir auch nicht hier im Ort heiraten sondern, so ca. 30-50km entfernt, und da bin ich der Meinung, dass sich da jeder selber drum kümmern muss, wie man da hinkommt, und wieder nach Hause. Sollte die Location mit Hotel sein, kann man Kontingente reservieren und fragen, aber in Deutschland gibt es für jeden zig Möglichkeiten, dass selbst zu organisieren. Auf allen Hochzeiten wo wir bis jetzt gewesen sind, war das auch nie ein Thema, sondern für mich als Gast selbstverständlich, dass das meine eigene Sorge ist.